Urzędomatu w Chełmie na razie nie będzie. Miasto wskazuje na koszty, obsługę i wątpliwości prawne

Radny Mariusz Kowalczuk wskazał, że trwający remont budynku urzędu może być dobrą okazją do przygotowania infrastruktury pod nowe rozwiązania dla mieszkańców.

„W związku z trwającym remontem budynku Urzędu Miasta Chełm proszę o rozważenie możliwości montażu i uruchomienia urzędomatu jako rozwiązania usprawniającego obsługę mieszkańców naszego miasta” - napisał radny w interpelacji.

Jak podkreślił, obecne prace mogłyby pozwolić na przygotowanie zaplecza technicznego i uniknięcie dodatkowych wydatków w przyszłości.

Odbiór dokumentów jak z paczkomatu

W swojej interpelacji Kowalczuk argumentował, że urzędomat mógłby zwiększyć dostępność usług publicznych, szczególnie dla osób pracujących w godzinach funkcjonowania urzędu.

„Urzędomat stanowi nowoczesne rozwiązanie technologiczne umożliwiające mieszkańcom odbiór dokumentów urzędowych w trybie całodobowym, bez konieczności osobistego stawiennictwa w godzinach pracy urzędu” - czytamy w interpelacji.

Radny porównał zasadę działania takiego urządzenia do popularnych automatów paczkowych.

„Zasada działania urzędomatu jest analogiczna do automatów paczkowych - po przygotowaniu dokumentu do odbioru mieszkaniec otrzymuje indywidualny kod dostępu, który umożliwia odbiór dokumentu o dowolnej porze, siedem dni w tygodniu” - napisał Mariusz Kowalczuk.

W jego ocenie rozwiązanie mogłoby pomóc zwłaszcza mieszkańcom aktywnym zawodowo.

Na początek dokumenty komunikacyjne

Radny zaproponował, aby ewentualne wdrożenie rozpocząć od wybranych dokumentów związanych z komunikacją.

„W początkowym etapie wdrożenia zasadne byłoby skoncentrowanie się na podstawowych dokumentach z zakresu komunikacji, takich jak odbiór stałego dowodu rejestracyjnego po przerejestrowaniu pojazdu wraz z tablicami rejestracyjnymi, odbiór nowego prawa jazdy oraz wtórnika prawa jazdy” - napisał Kowalczuk.

W interpelacji poprosił również o analizę technicznych, organizacyjnych i prawnych możliwości montażu urządzenia, a także o oszacowanie kosztów oraz wskazanie potencjalnego harmonogramu realizacji.

Miasto: urzędomat nie będzie realizowany

Odpowiedzi na interpelację udzielił wiceprezydent Radosław Wnuk. Z pisma wynika, że urząd nie planuje obecnie montażu urzędomatu.

„Po dokonaniu analizy możliwości technicznych, finansowych, organizacyjnych i prawnych na obecnym etapie montaż urzędomatu, czyli maszyny do szybkiego odbioru dokumentów przez petentów, w tutejszym Urzędzie nie będzie realizowany” - przekazał Wnuk.

Jednym z głównych argumentów miasta są koszty. Z odpowiedzi urzędu wynika, że sam zakup urządzenia oznaczałby wydatek rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych.

„Zgodnie z otrzymanymi ofertami cenowymi od firm zajmujących się sprzedażą automatycznych urządzeń, koszt zakupu 29-skrytkowego „urzędomatu” wynosi około 87 000,00 zł” - czytamy w odpowiedzi.

W tej kwocie miałyby znaleźć się dostawa, instalacja oraz dwuletnie wsparcie techniczne i gwarancyjne producenta. Po tym okresie pojawiłyby się kolejne koszty.

„Po upływie tego czasu roczny koszt wsparcia technicznego i gwarancyjnego na dzień dzisiejszy został określony na 9% kosztu zakupu” - poinformował wiceprezydent.

Do tego miasto dolicza także dodatkowe wydatki.

„Do kosztów eksploatacyjnych urządzenia należy dodatkowo doliczyć koszt zakupu 3 skanerów kodów QR (kwota około 1800 zł) oraz zakupu pakietów SMS, których koszt na tą chwilę (z racji braku skali wykorzystania „urzędomatu”) nie jest możliwy do określenia” - wskazano w odpowiedzi.

Potrzebne byłyby dodatkowe prace

Miasto zwróciło uwagę, że montaż urządzenia nie ograniczałby się wyłącznie do zakupu automatu. Konieczne byłoby wcześniejsze przygotowanie miejsca instalacji.

„Montaż urządzenia wiąże się z koniecznością wykonania przez Zamawiającego dodatkowych prac przygotowawczych. Obejmują one w szczególności: przygotowanie stabilnego podłoża (fundamentu) umożliwiającego bezpieczne kotwiczenie maszyny, doprowadzenie do miejsca montażu przyłącza energetycznego o napięciu 230 V do miejsca instalacji, a także zapewnienie dedykowanej infrastruktury sieci LAN” - przekazał urząd.

Jak dodano, „powyższe działania również generują dodatkowe koszty”.

Urzędomat wymagałby obsługi

W odpowiedzi podkreślono również, że urządzenie wymagałoby zaangażowania pracowników. Chodziłoby m.in. o skanowanie dokumentów, przypisywanie skrytek, umieszczanie przesyłek i obsługę przypadków, w których dokument nie zostałby odebrany.

Urząd porównał też sytuację Chełma do większych miast.

„W Lublinie i Poznaniu do obsługi urzędomatu zatrudniony jest dodatkowo jeden pracownik, natomiast w Krakowie trzech” - wskazano.

Jednocześnie podkreślono, że Chełm ma tylko jeden punkt obsługi interesanta.

Są też wątpliwości prawne

Oprócz kosztów i kwestii organizacyjnych urząd wskazał na problem formalnego wydawania dokumentów przez urzędomat. 

„W postępowaniach prowadzonych na podstawie Kodeksu postępowania administracyjnego doręczanie dokumentów za pośrednictwem urzędomatu nie spełnia wymogów określonych w przepisach, a co za tym idzie może zostać uznane za nieskuteczne i rodzić negatywne skutki procesowe” - przekazał wiceprezydent.

Ostatecznie urząd uznał, że obecnie wdrożenie urzędomatu w Chełmie nie znajduje uzasadnienia.

„W związku z powyższym należy stwierdzić, że w obecnych uwarunkowaniach realizacja przedstawionego przez Pana Radnego przedsięwzięcia nie znajduje uzasadnienia, gdyż nakład pracy, środków organizacyjnych i finansowych nie pozostaje w proporcji do przewidywanych korzyści wynikających z jego wdrożenia” - podsumował Radosław Wnuk.

Na ten moment oznacza to, że mieszkańcy Chełma nie skorzystają z całodobowego odbioru dokumentów urzędowych przy ul. Lubelskiej 65. Propozycja radnego pokazała jednak kierunek możliwej automatyzacji obsługi mieszkańców, a odpowiedź miasta - bariery, które samorząd uznaje dziś za zbyt istotne, by zdecydować się na realizację inwestycji.

Czytaj także: